Kauden vaihtuminen

Kauden vaihtuminen ei edellytä erityisiä toimenpiteitä NexGolfin ylläpidossa. Osakkeille nimetyt pelioikeudet nollataan automaattisesti kauden vaihtuessa ja tasoituksessa ollaan siirrytty WHS-laskentaan.

Ennen kauden alkua voidaan asettaa kaikille käyttäjille käyttöön pakotettu jäsentietojen tarkistus. Myös ennen uusia laskutuksia kannattaa tarkistaa, ettei Maksut kunnossa -tietoa ole lukittu.

Ohessa on listattu asioita, joita voi tarkistaa kauden vaihtuessa. Nämä eivät ole pakollisia toimenpiteitä.

Vuosikello

Vuoden vaihtuessa
Osakkeille nimetyt pelioikeudet ovat kausikohtaisia ja nollautuvat automaattisesti. Ei vaadi toimenpiteitä. Muuta pelioikeutettujen käyttäjäryhmä ennen vuoden vaihtumista, ennen pelioikeuksien nollautumista.

Vuoden lopussa / alussa, ennen kauden alkua
Ennen laskutusta tarkistetaan Maksuluokat.
Päivitetään tarvittavat jäsentiedot. Asetetaan halutessa pakotettu jäsentietojen tarkistus.

Maaliskuun lopussa
Tasoituskortti voimassa -tilan nollaus sekä tarkistuksen poistaminen laskutustapahtumista.

Elokuu
Jäsenmäärien täsmäytys. Golfliitto tarkistaa jäsenmäärän 31.8. tilanteen mukaan.

Osakkeiden pelioikeudet

Osakkeiden pelioikeudet ovat kausikohtaisia ja nollautuvat automaattisesti vuoden vaihtuessa.

Pelioikeutettujen käyttäjäryhmät voidaan muuttaa massana kohdasta Osakerekisteri > Kauden vaihto – Pelioikeuksien nollaus. Sivulta valitaan käyttäjäryhmä, johon pelioikeutetut siirretään ja siirto tapahtuu painikkeesta Muuta pelioikeuden halitjoiden käyttäjäryhmä. Huom! Tämä tulee tehdä ennen vuoden vaihdetta, ennen kuin pelioikeudet nollautuvat menneeltä kaudelta.

Tasoitusten vuositarkastukset

WHS-tasoitusjärjestelmään siirtymisen myötä ei tasoituksen vuositarkastuksia enää tehdä.

NexGolfin jäsentiedoista löytyvä Tasoituskortti voimassa -asetus vaikuttaa siihen, kenellä eBirdie-palvelun tuloskortti näkyy aktiivisena ja kenellä ei. Tällöin eBirdiestä tulee kytkeä käyttöön asetus "Automaattinen päivitys rajapinnan kautta". Jos asetus ei ole käytössä, tulee tieto viedä eBirdieen muulla tavoin. 

Tasoituskortti voimassa -asetusta voi muokata joko pelaajan jäsenprofiilista tai kerralla suuremmalle joukolle Jäsentietojen päivitys -työkalulla (Päävalikko > Hallinta > Työkalut > Jäsentietojen päivitys). 

Asetuksen voi kytkeä myös laskutustapahtumaan, jolloin jäsenmaksun maksaminen aktivoi Tasoituskortti voimassa -tiedon pelaajalle. Tästä on kerrottu tarkemmin ohjeessa Tasoituskortti voimassa -asetus.

WHS-tasoituksesta ja tasoituskortin voimassaolosta kertoo tarkemmin Golfliitto. Tasoituskortit nollataan maaliskuun lopussa. Katso tasoitukortin nollaukseen liittyvä ohjeistus täältä.

Maksuluokkien päivitys

Maksuluokkien päivitys on osa Taloushallinnon laskutusta. Asiasta on kerrottu tarkemmin Laskutuksen ohjeessa.

Jäsentietojen päivitys

Jäsentietojen päivityksen työkalulla voidaan kerralla päivittää kaikille tai halutulle joukolle esimerkiksi Tasoituskortti voimassa, Maksut kunnossa ja Maksut kunniossa lukittu -tiedot tai poistaa esimerkiksi vanhentuneet etukortit pelaajilta. Jäsentietojen päivityksen työkalulla voidaan myös siirtää jäseniä käyttäjäryhmästä toiseen.

Pakotettu jäsentietojen tarkistus

Kauden alussa on hyvä pyytää jäsenistöä tarkistamaan yhteystietonsa ja muut tietonsa. Tähän voidaan asettaa pakotettu jäsentietojen tarkistus, jolloin jäsenen kirjautuessa sisään, hän ei pääse etenemään ennenkuin on vahvistanut jäsentietonsa.