Tasoituskortti voimassa -asetus
Golfiiton keskusrekisterissä on jäsenillä tieto eBirdie voimassa joka kertoo, onko jäsen maksanut jäsenmaksunsa ja onko hänellä näin ollen tasoituskortti voimassa. Tämä tieto saadaan automaattisesti NexGolfista jäsenen tiedoista kohdasta Tasoituskortti voimassa.
Tämä tieto saadaan tarkistettua automaattisesti jäsenlaskutuksen laskutustapahtumasta. Kun kyseisen laskutustapahtuman lasku on maksettu, muuttuu jäsenen tiedoissa tuo tieto automaattisesti.
Tasoituskortit ovat voimassa aina 31.3. saakka ja tieto nollautuu keskusrekisterissä 1.4. Tällöin myös NexGolfissa tulee tehdä tarkistus ja asettaa ajantasainen tieto jäsenistölle käyttöön. Keskusrekisterissä oleva tieto ei päivity NexGolfin suuntaan.
Moni jäsen pelaa ulkomailla talvikuukausina, jolloin tasoituskortit voi antaa olla edelliskauden asetuksella maaliskuun loppuun saakka.
Kuinka asettaa automaattinen tarkistus käyttöön hyödyntäen Jäsenmaksu-laskutusta
1. Kytke jäsenlaskutuksen laskutustapahtumaan päälle asetus "Vaikuttaa jäsenen Tasoituskortti voimassa -asetukseen".
2. Päivitä maaliskuun lopussa kaikille jäsenille "Tasoituskortti voimassa" 'Ei'-tilaan. Tämän voit tehdä Jäsentietojen päivityksen kautta (Päävalikko > Hallinta > Työkalut > Jäsentietojen päivitys).
3. Tarkista, että Golfliiton keskusrekisterissä on käytössä "Automaattinen päivitys rajapinnan kautta".
4. Kun jäsenen jäsenmaksulasku on maksettu, muuttuu jäsenen tietoihin Tasoituskortti voimassa -tieto ja tieto päivittyy Golfliiton keskusrekisteriin.
Kytke asetus pois laskutustapahtumasta esimerkiksi syksyllä tarkistettaessa avoimia jäsenmaksuja, jotta edellisvuosien jäsenmaksut eivät vaikuta seuraavan vuoden tarkistuksiin.
Asetuksen voi kytkeä käyttöön myös useampaan laskutustapahtumaan, mikäli jokin muukin maksu vaikuttaa tasoituskortin voimassaoloon. Huomioi tällöin, että jäsenen kaikkien laskujen tulee olla maksettuna, kun tämä asetus on käytössä.
Huomioi! Mikäli jäsenmaksulasku on virheellisesti merkitty maksetuksi ja Tasoituskortti voimassa -tieto muuttunut 'Kyllä'-tilaan, ei tämä tieto muutu enää automaattisesti 'Ei'-tilaan vaikka lasku korjattaisiin. 'Ei'-tieto pitää siis käydä aina manuaalisesti muuttamassa jäsenen tietoihin. 'Ei'-tieto päivittyy sitten Golfliiton keskusrekisteriin ja muuttaa tiedon eBirdie voimassa 'Ei'-tilaan.
Tasoituskortti voimassa muilla perusteilla
Mikäli tasoituskortti ei sitoudu jäsenmaksuun tai jäsenmaksulaskutusta ei tehdä NexGolfin kautta, voidaan tieto ajaa massana halutulle joukolle tai kaikille hyödyntäen Työkalujen alta Jäsentietojen päivitys -toimintoa.
Toiminnolla voidaan ajaa Tasoituskortti voimassa -tieto pois ja käyttöön kaikille tai halutulle jäsennumerojoukolle, esimerkiksi kunniajäsenille.
Tasoituskortti voimassa -asetuksen nollaus 31.3.
Tasoituskortit nollataan eBirdiessä aina 31.3. ja huhtikuun alusta alkaen tehdään uudet tasoituskorttien voimassaolon tarkistukset. Tasoituskortteja ei kannata nollata ennen maaliskuun loppua, sillä pelaajat voivat pelata alkuvuodesta ulkomailla, jolloin tieto tulee olla voimassa.
Maaliskuun lopussa nollataan kaikilta Tasoituskortti voimassa -tieto sekä poistetaan laskutustapahtumista automaattinen tarkistus.
Tasoituskortti voimassa 'ei'-tilaan
Ajetaan kaikille jäsenille Tasoituskortti voimassa 'ei'-tilaan, jolloin NexGolfissa ja eBirdiessä on kaikilla tyhjä tilanne ennen uuden tiedon aktivointia.
1. Siirry Päävalikko > Hallinta > Työkalut > Jäsentietojen päivitys
2. Valitse kohteeksi 'Kaikki'. Tällöin tasoituskortti nollataan koko jäsenistöltä.
3. Valitse ensimmäinen kohta "Tasoituskortti voimassa" ja valinta 'Ei'.
4. Päivitä tieto sivun alareunasta Päivitä-painikkeesta.
Laskutustapahtuman automaattinen tarkistus
Laskutustapahtumaan voidaan liittää automaattinen tarkistus, joka asettaa Tasoituskortti voimassa -asetuksen 'kyllä-tilaan kun kyseisen laskutustapahtuman lasku maksetaan. Tämä asetus tulee poistaa vanhoista laskutustapahtumista, jotta vanhat laskut eivät vaikuta uusien laskujen tarkistuksessa.
1. Siirry Taloushallinto ja tarkastele seuran ja yhtiön Laskutustapahtumat.
2. Tarkista, että laskutustapahtumista on kytketty 'Ei'-tilaan asetus "Vaikuttaa jäsenen Tasoituskortti voimassa -asetukseen".